Führen des Fahrtenbuchs

Das Finanzamt verlangt ein Fahrtenbuch, das keine Änderungen zulässt. Eine Excel-Tabelle akzeptieren die Finanzbehörden in keinem Fall. Auch eine „Lose-Blatt-Sammelung“, die in einem Karton oder einer Klarsichthülle als Fahrtenbuch dienen soll, findet beim Finanzamt keine Akzeptanz. Ein Fahrtenbuch ist eine Dokumentation über die mit einem Fahrzeug getätigten Fahrten. Das Gesetz verlangt mit § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Eine nähere Beschreibung gibt es allerdings nicht.

Bundesfinanzhof

Nach Ansicht des Bundesfinanzhofs ist das Fahrtenbuch zeitnah zu führen. Es soll ein gebundenes Buch sein, das nachträgliche Änderungen nicht zulässt. Wird eine Fahrt geändert, dann muss die Änderung klar erkennbar sein. Weiterhin verlangt das Gesetz ein ordentlich und übersichtlich geführtes Fahrtenbuch, das fortlaufend die Fahrten dokumentiert. Beim Lesen des Fahrtenbuchs muss der Zusammenhang hergestellt sein.
Ein Fahrtenbuch muss zwingend einige Angaben enthalten. Diese sind

• Datum und Ort des Fahrtbeginns
• Datum und Ort des Endes der Fahrt,
• Kilometerstand vor der Fahrt
• Kilometerstand nach Fahrtende
• Zweck der Fahrt
• Geschäftspartner mit genauer Anschrift
• Fahrtroute.

Kilometerstände angeben

Bei privater Nutzung des Firmenfahrzeugs reicht Datum und die entsprechenden Kilometerstände aus. Haben viele Fahrten dasselbe Ziel, ist es sinnvoll, hier mit Abkürzungen zu arbeiten. Damit das Finanzamt mit den Abkürzungen klarkommt, ist eine „Legende zu hinterlegen“. Damit reduzieren Fahrer den Arbeitsaufwand bei der Führung des Fahrtenbuchs.

Termine – privat und geschäftlich trennen

Nutzen Mitarbeiter im Rahmen geschäftlicher Termine auch private Interessen, sind diese Fahrten einzeln aufzuführen. Der bei Abschluss der Geschäftsreise vorhandene Kilometerstand ist entsprechend zu dokumentieren; das gilt auch für die privat unternommenen Fahrten. Suchen Arbeitnehmer mit dem Firmenfahrzeug mehrere Kunden und Lieferanten während der Geschäftsreise auf, sind die einzelnen Stationen in der Reihenfolge der Termine aufzuführen.

Vorteile

Es ist von Vorteil, wenn das Fahrtenbuch täglich geführt wird. Damit ist die fortlaufende Dokumentation gewährleistet. Das gilt ebenfalls für den Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern. Das deutsche Recht lässt die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher durch das Finanzamt nur dann zu, wenn aus diesen Fahrtenbüchern dieselben Erkenntnisse zu gewinnen sind, als wenn sie handschriftlich geführt würden. Damit für Unternehmen das Führen elektronischer Fahrtenbücher einfacher wird, übernehmen verschiedene Dienstleister diese Aufgabe. Auch stehen für das Fahrzeug Systeme zur Verfügung, die fest eingebaut werden und direkt den Kilometerstand erfassen.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Steuerlich gesehen ist das Führen eines Fahrtenbuchs im Gegensatz zur Ein-Prozent-Regelung die bessere Variante. Der geldwerte Vorteil lässt sich anhand der Eintragungen im Fahrtenbuch exakt für jeden Arbeitnehmer ermitteln. Das gilt ebenfalls für Unternehmer, die das Firmenfahrzeug auch privat nutzen. Nähers hierzu bei Formblitz.