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Allgemeines zum Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist die Dokumentation der Fahrten, für die das Firmenfahrzeug benutzt wurde. Für andere Verkehrsmittel wie Flugzeug und Schiff gibt es das Logbuch sowie Flug- und Seefahrtbuch geführt. Im Fahrtenbuch trägt der Fahrer das Startdatum ein sowie den Abfahrtsort, den Kilometerstand und seinen Namen, wenn das Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird. Nach Ende der Fahrt trägt er den aktuellen Kilometerstand, den Zweck sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtendes ein. Aus den Eintragungen von Abfahrt- und End-Kilometerstand errechnen die gefahrenen Kilometer.

Führen von Fahrtenbüchern

Das Führen eines Fahrtenbuchs gehört zu den geschäftsüblichen Gepflogenheiten für Firmenfahrzeuge. Damit behalten Fuhrparkleiter die Übersicht, welche Fahrzeuge und zu welchem Zweck unterwegs sind. Vorteile bei der Führung von Fahrtenbüchern bietet die neueste Elektronik mit GPS. Mit ihr kann ein Fahrtenbuch elektronisch geführt werden.

Fahrzeuge als Betriebsvermögen

Für Freiberufler und Selbstständige gehört der Pkw zum “gewillkürten” Betriebsvermögen. Dies ist nur der Fall, wenn die betriebliche Nutzung einen Anteil zwischen zehn und 50 Prozent hat. Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 Prozent zählt das Fahrzeug zum “notwendigen” Betriebsvermögen. Allerdings sind die Kosten, die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anfallen, gehören zu den Betriebsausgaben; sind jedoch steuerlich nicht abzusetzen (§ 4 Abs. 5a EStG).

Fahrtenbücher aus steuerlicher Sicht

Unternehmer, die ihren Mitarbeitern erlauben, Firmenfahrzeuge privat zu nutzen, verlangen das Führen von Fahrtenbüchern aus steuerlichen Gesichtspunkten. Bekannt ist die Einprozentregelung, die sich auf die Anrechnung von Sachbezügen auf die Entgeltabrechnung der Mitarbeiter auswirkt, die Firmenfahrzeuge privat nutzen. Anhand des Fahrtenbuchs lässt sich der tatsächliche Anteil für Privat- und Geschäftsfahren ermitteln.
Der Anteil der Fahrzeugkosten, die auf privater Nutzung basieren, kann anhand des Fahrtenbuchs durch Vorlage beim Finanzamt nachgewiesen werden (§ 6 Abs. 2 Nr. 4 S 3 EStG). Mit der Vorlage des Fahrtenbuchs beim Finanzamt umgeht der Steuerzahler die Einprozentregelung und rechnet seine tatsächliche private Nutzung des Firmenfahrzeugs ab.

Die Straßenverkehrsordnung

Die deutsche Straßenverkehrsbehörde hat das Recht, vom Fahrzeughalter die Führung eines Fahrtenbuchs zu fordern (§ 31a StVZO). Dies ist der Fall bei schwerwiegenden Verstößen im Straßenverkehr, wenn ein Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird und der Fahrer nicht ermittelt werden kann. Die Forderung kann erlassen werden, wenn die Ahndung des Verstoßes einen Punkt oder mehr Punkte die Registrierung beim Kraftfahrt-Bundesamt in Flensburg zur Folge hat. Dieses Fahrtenbuch unterscheidet vom “üblichen” Fahrtenbuch, da es nur die gemäß § 31a StVZO geforderten Einträge beinhaltet. Der Fahrzeughalter hat auf Verlangen der Behörde das Fahrtenbuch auszuhändigen; die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Monate. Weiteres erfahren Sie bei Formblitz.