Mängelfreies Fahrtenbuch führen

Wer sein Fahrtenbuch ordentlich, aufschlussreich und genau führt, spart sich viel Ärger mit dem Finanzamt. Erkennt dieses die Eintragungen im Fahrtenbuch nicht an, kommt die Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung, mit der steuerliche Nachzahlungen ins Haus stehen. Diese Nachzahlungen sind deshalb so ungerecht, weil das Finanzamt den Listenpreis des Fahrzeugs, der am Tag der Erstzulassung gültig war, zugrunde legt. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde oder als Neuwagen; beim einen kommt der aktuelle Preis, den der Wagen beim Kauf gehabt hat und beim anderen der Listenpreis zur Anwendung.

Der Rechnungsbetrag ist unerheblich, da dieser verschiedene Nachlässe beinhaltet

Kommen Sie bitte nicht auf die Idee, Ihr Fahrtenbuch als Excel-Tabelle zu führen. Das Hessische Finanzgericht gab den Finanzbehörden mit Urteil vom 23.01.2009 (Az. 13 K 2874/07) recht, dass Excel-Tabellen und Kalendereinträge nicht ausreichen, um private und betriebliche Fahrten zu dokumentieren. Nach dem Einkommenssteuergesetz ist das Führen eines ordentlichen Fahrtenbuchs notwendig, um den geldwerten Vorteil exakt zu ermitteln.

Handschriftlich führen

Sinnvoll ist es deshalb, das Fahrtenbuch handschriftlich zu führen. Gerne kann der Unternehmer die im Fahrtenbuch eingetragenen Daten entweder einscannen, in einer separaten Liste führen oder sich gleich eine entsprechende Software anschaffen. Wichtig ist der Umstand, dass ein Fahrtenbuch keine Änderungen eines Eintrages zulässt. Wird der Eintrag geändert, muss dies in einer Form erfolgen, welche den ungültig gemachten Eintrag noch lesbar und damit zu erkennen ist.

Steuerliche Nachforderungen

Damit Sie hohen steuerlichen Nachforderungen aus dem Weg gehen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, bevor Sie das Fahrzeug starten. Tragen Sie gleich Datum, Uhrzeit, Kilometerstand und Ihren derzeitigen Standort ein; die weiteren Angaben können Sie am Zielort vornehmen. Mit der Zeit geht Ihnen diese Arbeit in Fleisch und Blut über; sie wird zu einer Tätigkeit, die für Sie nur noch Routine ist.

Dokumentieren

Das Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt mit Datum, Anlass und Zielort sowie die Kilometerstände beim Start und Ende der Fahrt. Oft ist es in Unternehmen der Fall, dass mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen. Diese nutzen Mitarbeiter, wenn sie sich beispielsweise von einem Standort des Unternehmens zu einem anderen Standort begeben müssen. Es gibt Firmen, die im Umkreis einer Stadt verschiedene Abteilungen in verschiedenen Straßen oder Vororten unterbringen.

Firmenfahrzeug nutzen

Ist es notwendig, dass ein Mitarbeiter in einer dieser Abteilungen zum Gespräch gerufen wird, nutzt er ein Firmenfahrzeug. Für Unternehmer ist in solchen Fällen das Führen eines Fahrtenbuchs aufschlussreich, inwieweit sich die Ausgliederung der Abteilungen lohnt. Weiteres erfahren Sie bei Formblitz.