Mobile Endgeräte setzen sich beim Fahrtenbuch durch

Das Fahrtenbuch ist nach dem Willen des Finanzamts handschriftlich zu führen. Die Finanzbehörden akzeptieren aber auch die digitale Form, sofern sich die Einträge nicht nachträglich verändern lassen. Die handschriftliche Form nutzen nicht alle Unternehmen, hauptsächlich dann nicht, wenn mehrere Arbeitnehmer auf ein Firmenfahrzeug Zugriff haben. Sie nutzen die Möglichkeiten, die ihnen die EDV gibt.

DriversLog ist eine Software

Mit DriversLog ist eine Software auf dem Markt, die es erlaubt, das Fahrtenbuch mit Handy, Smartphone oder Tablet zu führen. Diese Software erfüllt die Anforderungen, welche das Finanzamt an ein Fahrtenbuch stellt. Mit DriversLog erfassen Nutzer folgende Daten

• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand am Ende der Fahrt
• Reiseziel
• Reisezweck
• Aufgesuchte Geschäftspartner
• Gemachte Umwege.

Daneben erfasst das System die Angaben über die private Nutzung des Firmenfahrzeugs sowie die Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnort und Arbeitsstätte.

Wie funktioniert das?

Die Daten, welche im mobilen Endgerät gespeichert sind, aber noch nicht an das Rechenzentrum von DriversLog gesendet wurden, können geändert, ergänzt oder gelöscht werden. Dies kann der Fahrer allerdings nur bei seinem letzten Eintrag machen. Grundsätzlich nicht zu ändern ist das Datum der Fahrt. Damit alle Fahrten dokumentiert sind, werden gelöschte Fahrten im Fahrtenbuch durchgestrichen. Damit ist jede Manipulation ausgeschlossen und das Fahrtenbuch wird vollständig und transparent geführt.

Der Eintrag

Ändert der Fahrer seinen Eintrag, zeigt das digitale Fahrtenbuch die geänderte Fahrt sowie die Fahrt an, die geändert wurde. Die ursprüngliche Fahrt kennzeichnet wird im Fahrtenbuch mittels Durchstreichen dargestellt. Mit DriversLog bleiben alle Daten erhalten, die ins Fahrtenbuch eingegeben wurden. Geänderte und gelöschte Einträge sind lesbar und werden lediglich durchgestrichen, wie das bei der Führung eines Fahrtenbuchs in Papierform ebenfalls der Fall ist.

Mobilen Endgeräte

Damit das Fahrtenbuch erstellt werden kann, müssen Fahrer die Daten von ihren mobilen Endgeräten an das DriversLog Serversystem übermitteln. Nach Übermittlung der Daten an das Rechenzentrum ist es nicht mehr möglich, Änderungen, Ergänzungen oder Löschen der Daten vorzunehmen. Damit kann der Fahrer seine Daten nachträglich nicht manipulieren, was den Anforderungen des Finanzamtes entspricht.
Im Rechenzentrum wird das Fahrtenbuch im PDF-Format erzeugt. Es wird verschlüsselt und erhält ein Passwort. Weiterhin erstellt DriversLog einen Fingerprint, der den Inhalt des Fahrtenbuchs beinhaltet und im Dokument als Barcodes erscheint. Mit diesen Maßnahmen stellt das Rechenzentrum sicher, dass der Fahrer vor Ausdruck der Aufzeichnungen keine Veränderungen vornehmen kann. Weitere Informationen zum elektronischen Fahrtenbuch für mobile Endgeräte finden Sie bei Formblitz.