Ratgeber

Fahrtenbuch – Zusammenfassung

Mit der ordentlichen Führung eines Fahrtenbuchs kann man steuerliche Nachzahlungen vermeiden. In der Regel ist für Arbeitnehmer und Unternehmer, die einen Firmenwagen auch privat nutzen günstiger, wenn die Kosten exakt abgerechnet werden. Mit der Ein-Prozent-Regelung ist eine individuelle Berechnung nicht möglich – es ist lediglich eine Pauschale, die in kaum einen Fall der Realität entspricht.

Übersichtlich

Das Finanzamt akzeptiert Fahrtenbücher, welche die einzelnen Fahrten eines Fahrzeugs lückenlos, übersichtlich und transparent dokumentieren. Änderungen sind im Fahrtenbuch nicht gestattet. Dies ist ein Grund, warum das Finanzamt Fahrtenbücher, die auf Excel-Tabellen basieren, nicht anerkennt. In diesen Tabellen kann der Steuerpflichtige Änderungen vornehmen und die Liste entsprechend seinen Wünschen manipulieren.

Vorlagen in Papierform

Üblicherweise wird ein Fahrtenbuch handschriftlich ausgefüllt. Dafür gibt es geeignete Vorlagen in Papierform, meist in Buchform gebunden. Auch die elektronische Führung eines Fahrtenbuchs akzeptieren die Behörden, sofern es die Software nicht gestattet, Änderungen an vorhandenen Einträgen vorzunehmen. Jeder kann sich verschreiben; Fehler kommen immer wieder vor. Will der Fahrer einen vorgenommenen Eintrag ändern, streicht er den falschen Eintrag durch. Auch nach dem Durchstreichen muss der Eintrag gut lesbar und erkennbar sein.

Ein Fahrtenbuch enthält verschiedene Rubriken mit Angaben, welche das Finanzamt verlangt. Zu diesen gehören

• Datum und Ort des Starts und Ende der Fahrt
• Kilometerstände vor und am Ende der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Anschrift des besuchten Unternehmens oder Geschäftspartners mit genauen Angaben der Anschrift
• Fahrtroute
• Gefahrene Umwege.
Private Zwecke trennen vom Geschäftlichen

Nutzt der Fahrer das Fahrzeug für private Zwecke, reichen die Angaben über Datum, Kilometerstände und Ziel. Oft haben viele Fahrten dasselbe Ziel, da Unternehmer und Mitarbeiter zum gleichen Unternehmen fahren. Um die Einträge zu erleichtern, kann der Fahrer mit Abkürzungen arbeiten; sofern er im Fahrtenbuch eine entsprechende Legende hinterlegt, die Dritten Aufschluss über die Kürzel gibt. Es ist im Sinne von Unternehmer und Arbeitnehmer, dass das Fahrtenbuch korrekt und mängelfrei geführt wird. Akzeptiert das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht, kommt die Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung. Diese Regelung zieht in der Regel Steuernachzahlungen nach sich, da als Basis der Listenwert des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung angewendet wird.

Smartphone ist im kommen

Fast jeder Mensch besitzt ein mobiles Endgerät entweder als Smartphone, Handy oder Tablet. Mit diesen führt sich ein Fahrtenbuch komfortabler, das erkannte auch DriversLog und entwickelte ein digitales Fahrtenbuch, das den Anforderungen des Finanzamtes entspricht. Auch hier ist es für den Fahrer nicht möglich, Einträge unerkannt zu löschen oder zu verändern. Sie erscheinen immer, jedoch durchgestrichen.
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